Comment doit s’effectuer la communication, par le bailleur, des justificatifs des charges à son locataire ? Le bailleur peut-il procéder tardivement à la régularisation annuelle des charges ?
Les dispositions du code de commerce imposent au bailleur d’adresser à son locataire, au plus tard le 30 septembre de chaque année, ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété, un état récapitulatif des charges (art. L. 145-10-2).
Le bailleur est également tenu de communiquer au locataire qui en fait la demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances (art R 145-36).
La Cour de cassation apporte des précisions importantes :
- Le bailleur ne peut se contenter de tenir ces justificatifs à la simple disposition du locataire, sans les lui adresser effectivement ; la satisfaction de cette obligation suppose ainsi une transmission active des documents, et non une mise à disposition purement passive.
- Le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles.
La Cour de cassation opère ainsi un équilibre entre les intérêts du bailleur et ceux du locataire :
– d’un côté, le non-respect du délai de communication de l’état récapitulatif annuel ne se trouve pas sanctionné par la restitution des provisions, ce qui protège le bailleur qui a tardé à régulariser les charges ;
– de l’autre, le locataire, s’il en fait la demande, doit obtenir la communication effective des justificatifs des charges par le bailleur. A défaut, le bailleur s’expose à devoir restituer les provisions perçues.
Cass 3e civ 29 janvier 2026 n°24-14.982 et 24-16.270